Informatie voor klanten en belanghebbende partijen overeenkomstig art. 13 en art. 14 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Via de volgende informatie willen wij u een overzicht geven van de verwerking van uw persoonsgegevens door ons en van uw rechten in dit verband. Welke gegevens worden verwerkt en hoe ze worden gebruikt, hangt grotendeels af van de gevraagde of overeengekomen diensten in elk afzonderlijk geval. Daarom zal niet alle informatie op u van toepassing zijn.

Wie is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking en met wie kan ik contact opnemen?

De verantwoordelijke persoon in de zin van de AVG is:

HIMA Benelux B.V.
Tinstraat 3
4823 AA Breda
Netherlands
Phone: +31 76 571 5151
E-mail: hima-benelux(at)hima.com


Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgrondslag:

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van de Europese verordening gegevensbescherming (AVG):

In het kader van de toestemming (artikel 6, lid 1, sub a, AVG)

Voor zover u ons toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken, zal de verwerking alleen plaatsvinden in overeenstemming met de doeleinden die in de toestemming zijn gespecificeerd en in de mate die daarin is overeengekomen. U kunt uw gegeven toestemming te allen tijde intrekken met toekomstig effect. Dit geldt ook voor de herroeping van verklaringen van toestemming die aan ons zijn gegeven vóór de toepassing van de AVG, d.w.z. vóór 25 mei 2018. De intrekking van de toestemming heeft alleen gevolgen voor de toekomst en heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de tot de intrekking verwerkte gegevens.

Voorbeelden van dergelijke situaties zijn:

  • Registratieformulier voor een verzoek om waardevolle informatie/white papers
  • Registratieformulier Smart Safety Update
  • Registratieformulier Extranet
  • Rechtstreekse reclame voor onze eigen producten en/of diensten in de vorm van (bijv. regelmatige e-mailnieuwsbrieven)

Voor de nakoming van contractuele verplichtingen (art. 6, lid 1, sub b, AVG)

De verwerking van gegevens vindt plaats ten behoeve van de uitvoering:

  • Voorbereidende maatregelen (bijv. opstellen van offertes, productpresentatie)
  • voor de uitvoering van ons contract (exacte naam van het contract invullen, indien van toepassing).
  • van aanvullende contractuele diensten (bijv. garantiemeldingen of het terugroepen) door fabrikant of subfabrikant.

Op grond van wettelijke vereisten (art. 6, lid 1, sub c, AVG)

Wij zijn onderworpen aan diverse wettelijke verplichtingen die gegevensverwerking met zich meebrengen. Deze omvatten, bijvoorbeeld:

  • Controle-, rapportage- en bewaringsverplichtingen uit hoofde van de belastingwetgeving
  • Verplichtingen uit hoofde van de Duitse wet op het witwassen van geld
  • de inwilliging van verzoeken en eisen van toezichthoudende autoriteiten, wetshandhavingsinstanties of rechtbanken
  • Controle van de embargo- en sanctielijst

 
Binnen ons legitiem belang (art. 6, lid 1 sub f, AVG)

Waar nodig verwerken wij uw gegevens voorbij de feitelijke uitvoering van het contract om de gerechtvaardigde belangen van ons of van derden te beschermen.

Voorbeelden van dergelijke situaties zijn:

  • Rechtstreekse reclame voor onze eigen producten en/of diensten in de vorm van (bijv. regelmatige e-mailnieuwsbrieven)
  • Maatregelen voor de beveiliging van gebouwen en faciliteiten (bijv. gebruik van videocamera's, toegangscontroles, vergrendelingssystemen).
  • het instellen van rechtsvorderingen en het voeren van verweer in juridische geschillen
  • de verwerking van uw gegevens in ons CRM-systeem

Wie ontvangt uw gegevens?

Binnen HIMA

Medewerkers van HIMA Benelux B.V. en de Europese groepsmaatschappijen, voor zover dit noodzakelijk is om contact met u op te nemen en voor het nakomen van onze contractuele en wettelijke verplichtingen (inclusief het nakomen van precontractuele maatregelen).

In het kader van de verwerking van bestellingen (interne ontvangers)

kunnen uw gegevens worden doorgegeven aan dienstverleners die als verwerkers voor ons optreden. Dit kunnen andere ondernemingen van de groep zijn en/of externe dienstverleners op de volgende gebieden:

  • Ondersteuning of onderhoud van EDP- of IT-toepassingen
  • Boekhouding
  • Vernietiging van gegevens
  • Marketingbureaus

Alle verwerkers zijn contractueel gebonden en met name verplicht om uw gegevens vertrouwelijk te behandelen.

Andere ontvangers (derden)

Gegevens worden alleen doorgegeven aan ontvangers buiten ons bedrijf met toepassing van de geldende regelgeving inzake gegevensbescherming. Ontvangers van persoonsgegevens kunnen bijvoorbeeld zijn:

  • overheidsorganen en -instellingen (bijv. financiële of gerechtelijke instanties) in geval van een wettelijke of officiële verplichting
  • Krediet- en financiële dienstverleners (verwerking van betalingstransacties)
  • Belastingadviseur of bedrijfs- en loonbelastings en belastingcontroleur (wettelijke controleopdracht)
  • Advocaten
  • Externe functionaris voor gegevensbescherming
  • Dienstverlener

Alle dienstverleners zijn contractueel gebonden en met name verplicht om uw gegevens vertrouwelijk te behandelen.

Worden gegevens doorgegeven aan een derde land of aan een internationale organisatie?

Gegevens worden doorgegeven aan organen in landen buiten de Europese Economische Ruimte (zogenaamde derde landen) voor zover

  • het bij wet verplicht is (bijv. rapportageverplichtingen in het kader van de belastingwetgeving),
  • u ons uw toestemming heeft gegeven of
  • wij een gegevensverwerkingsovereenkomst hebben gesloten met onze dienstverlener. In dit geval worden uw gegevens alleen doorgegeven indien
    • de Europese Commissie heeft besloten dat er in het derde land een passend beschermingsniveau bestaat (artikel 45 AVG) of
    • op basis van passende garanties (door de Commissie van de EU uitgevaardigde standaardcontractbepalingen).

Bovendien zijn wij met onze dienstverleners contractueel overeengekomen dat ook met hun contractuele partners steeds gegevensbeschermingsgaranties in overeenstemming met het Europese gegevensbeschermingsniveau moeten worden gehanteerd. Wij zullen u op verzoek een kopie van deze garanties bezorgen.


Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Wij verwerken en bewaren uw persoonsgegevens zolang dit noodzakelijk is voor de vervulling van onze contractuele en wettelijke verplichtingen. Indien de gegevens niet langer nodig zijn voor de uitvoering van contractuele of wettelijke verplichtingen, worden deze normaal gesproken gewist.

De volgende uitzonderingen zijn van toepassing,

  • voor zover aan de wettelijke bewaarplicht moet worden voldaan
  • om bewijsmateriaal te bewaren in het kader van de wettelijke verjaringsbepalingen

Indien de gegevensverwerking geschiedt in het legitieme belang van ons of van een derde, worden de persoonsgegevens gewist zodra dit belang niet meer bestaat. De hierboven vermelde uitzonderingen zijn van toepassing.


Welke rechten inzake gegevensbescherming hebt u?

U hebt het recht op informatie op grond van artikel 15 van de AVG, het recht op rectificatie op grond van artikel 16 van de AVG, het recht op verwijderen op grond van artikel 17 van de AVG, het recht op beperking van de verwerking op grond van artikel 18 van de AVG, het recht om bezwaar te maken op grond van artikel 21 van de AVG en het recht op gegevensoverdraagbaarheid op grond van artikel 20 van de AVG.

Bovendien is er een recht van beroep bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (artikel 77 AVG in combinatie met § 19 BDSG). Een lijst van de toezichthoudende autoriteiten (voor de particuliere sector) met contactgegevens is te vinden op:


https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en/contact-dutch-dpa/contact-us

Ben ik verplicht gegevens te verstrekken?
In het kader van de contractuele relatie dient u die persoonsgegevens te verstrekken die noodzakelijk zijn voor het aangaan, uitvoeren en beëindigen van de contractuele relatie en voor het nakomen van de daarmee samenhangende contractuele verplichtingen of die wij wettelijk verplicht zijn te verzamelen. Zonder deze gegevens kunnen wij over het algemeen geen overeenkomst met u sluiten of deze uitvoeren.
    
Informatie over uw recht om bezwaar te maken overeenkomstig artikel 21 van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Recht op bezwaar per geval
    
U hebt het recht om te allen tijde, op gronden die verband houden met uw bijzondere situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die plaatsvindt op basis van artikel 6, lid 1, sub f, AVG (gegevensverwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang).

Als u bezwaar maakt, zullen wij uw persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij wij dwingende legitieme gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking dient om rechtsvorderingen te doen gelden, uit te oefenen of te verdedigen.

Ontvanger van een bezwaarschrift
Indien u gebruik wenst te maken van uw recht van bezwaar, volstaat het een e-mail te sturen naar: privacy(at)hima.com     

Download: Informatie voor klanten en belanghebbende partijen overeenkomstig art. 13 en art. 14 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)